Conservazione e distruzione di documentazione e targhe automobilistiche
Secondo la circolare dello scorso 30 aprile diramata da ACI e Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, tutte le operazioni di conservazione e distruzione della documentazione e delle targhe è affidata totalmente agli STA, gli Sportelli Telematici dell’Automobilista.
La Scheda 20, che contiene tutte le informazioni relative a tali obblighi, indica infatti la necessità di una corretta modalità di distruzione, che deve garantire l’illeggibilità e l’impossibilità di recupero di documenti e dati sensibili.
Distruzione di documenti: come e quando
Come si evince dalla suddetta circolare, la distruzione dei documenti automobilistici (carte di circolazione, pratiche ecc) deve avvenire nel corso del terzo mese successivo a quello di presentazione della pratica.
Le pratiche del mese di Gennaio devono essere quindi distrutte nel mese di Marzo, quelle presentate nel mese di Febbraio devono essere distrutte ad Aprile e così via.
Riguardo le modalità di distruzione, la circolare indica lo STA come “responsabile della corretta modalità di distruzione, che deve garantire l’illeggibilità e l’impossibilità di recupero di detti documenti”.
Quanto è consigliabile utilizzare un classico distruggi documenti da ufficio?
Sul mercato ci sono numerose tipologie di distruggi documenti; i più classici ed economici sono quelli che riducono la carta in strisce, mentre quelli più costosi riducono in frammento. Ma sono davvero la scelta più sicura?
Come abbiamo raccontato in questo articolo, esistono software chiamati comunemente Unshredder attraverso i quali, grazie a uno scanner da ufficio e un PC, è possibile riordinare e ricostruire il documento distrutto.
Questi software, dal costo inferiore agli 80€, vengono generalmente utilizzati dalle aziende per recuperare documenti distrutti per errore.
Cosa succederebbe però se a farne uso non fosse l’azienda stessa ma da veri e propri ladri di identità? È sicuro smaltire i documenti distrutti nelle campane della raccolta della carta o affidarli a ditte di pulizia o riciclo?
Le aziende che non eliminano in modo corretto e certificato dati personali e sensibili possono incombere in serie conseguenze civili e penali. Vale quindi la pena richiedere informazioni minuziose circa la distruzione dei documenti, affidandosi ad aziende certificate nel processo d distruzione che utilizzano sistemi che garantiscano l’impossibilità di ricostruzione degli stessi. L’utilizzo di un processo certificato e dimostrabile a qualunque terzo garantisce alla STA l’adeguata conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente.
Conservazione e distruzione delle targhe automobilistiche
Gli STA devono altresì curare la distruzione delle targhe consegnate dagli utenti in caso di reimmatricolazione o cessazione della circolazione, al fine di garantirne l’impossibilità di riutilizzo indebito.
Come per i documenti, anche la cessazione delle targhe deve avvenire nel corso del terzo mese successivo a quello di presentazione delle pratiche.
Che tipo di servizi offriamo?
Distruzione Documenti Srl offre ai propri clienti un servizio completo e certificato.
Grazie alle particolari tecnologie di cui disponiamo, siamo in grado di effettuare la prestazione direttamente nella sede del cliente sotto il diretto controllo di un incaricato aziendale, garantendo l’irrecuperabilità dei documenti e delle targhe distrutti.
In base alle esigenze del cliente e alla quantità di materiale possiamo inoltre fornire il servizio di Easy Shred, inviando al cliente sacchi e box muniti di codice identificativo per la conservazione del materiale destinato ad essere ritirato e distrutto dai nostri operatori presso i nostri stabilimenti, prevedendo in ogni caso il rilascio di certificato e formulario dei rifiuti.
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