Servizio Scan&Shred
CONSERVAZIONE FISICA DEI TUOI DOCUMENTI FISCALI
La creazione di un sistema di gestione documentale può risultare difficoltoso, soprattutto se si dispone di spazio, tempo e risorse limitati.
Distruzione Documenti ha aiutato tantissime aziende di ogni dimensione a sviluppare soluzioni di archiviazione adeguate alle loro esigenze, offrendo servizi completi di gestione documentale.
Perché esternalizzare l’archivio?
I dati aziendali possono essere definiti come file che, secondo la legge, devono essere conservati per un determinato periodo di tempo.
Il materiale può essere cartaceo o sotto forma di supporti come o hard disk, nastri, unità LTO.
L’utilizzo di un servizio di archiviazione professionale può aiutare la tua organizzazione in tre diverse aree.
- Sicurezza: proteggi i tuoi dati da accessi non autorizzati archiviandoli in una struttura esterna sicura e gestita da professionisti qualificati.
- Convenienza: libera spazio spostando i tuoi DOCUMENTI fuori sede.
Potrai comunque consultare i documenti in caso di bisogno, ricevendo una scansione o la consegna fisica del documento con il nostro servizio di consegna e ritiro.
Flessibilità: gestisci facilmente la tenuta ed invia la documentazione scaduta alla distruzione sicura e certificata pagando solo per lo spazio che usi effettivamente
Come funziona
1
Indicizzazione
Ti forniamo le scatole per archiviare i tuoi raccoglitori, i quali vengono etichettati in riferimento al contenuto. Ad esempio, hai solo bisogno di indicizzare i faldoni o raccoglitori oppure devi indicizzare anche i singoli file? Puoi utilizzare il tuo sistema di indicizzazione con campi personalizzati o possiamo fornirti un modello standard.
2
Ritiro
Ritiriamo le scatole dai tuoi uffici e le trasportiamo presso le nostre sedi. Ogni scatola è etichettata con un codice a barre univoco al fine della tracciabilità. I codici a barre vengono scansionati per contrassegnare lo stato e la posizione di ogni scatola dal ritiro da te al posizionamento sullo scaffale.
3
Richiesta
Puoi richiedere la consegna o il ritiro di scatole/file tramite il portale web , via e-mail o per telefono.
Cosa ti offre Distruzione Documenti
TENIAMO CONTO CHE QUESTI SERVIZI SARANNO SUB APPALTATI
Vediamo insieme quali sono tutti i servizi che ti offre la nostra azienda.
- Monitoraggio della consistenza archivio : conosci sempre lo stato e la posizione dei tuoi file.
- Accesso limitato: l’ingresso nelle strutture richiede un accesso speciale codificato ed è consentito solo al personale autorizzato.
- Certificazione: i nostri poli archivistici di Aprilia e Milano sono certificati 27001 e 15713 per la distruzione certificata.
- Antincendio: sistemi soppressione fiamme sono integrati nel nostro sistema di scaffalature.
- Conformità: i nostri servizi sono conformi alle normative di sicurezza del dato richieste, compresa quella ambientale.
- Scatole robuste: i tuoi documenti verranno custoditi in scatole auto costruite specifiche e certificate per proteggerli da umidità e acari.
- Consegna / Ritiro: potrai avere accesso continuo ai tuoi documenti quando ne hai bisogno.
- Portale web: è possibile avere accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 al nostro portale, per visualizzare il tuo inventario ed effettuare richieste di consegna.
- Prevenzione dai parassiti: trattiamo regolarmente la nostra struttura per evitare che parassiti come topi e ratti raggiungano i tuoi documenti.
- Sorveglianza CCTV.
- Distruzione certificata della documentazione scaduta dopo obbligo temporale di conservazione.
Tutte le strutture DD sono sotto sorveglianza CCTV 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza e responsabilità.
Perché fare ricorso alla scansione dei documenti?
Riduci lo spazio: ci sono file essenziali che devi conservare per obblighi di legge e per il buon funzionamento della tua attività, ma puoi comunque limitare lo spazio di archiviazione convertendo i documenti cartacei in record digitali.
Potrai distruggere i documenti cartacei convertendoli digitalmente con un processo certificato AGID. Scopri come funziona la conservazione a norma AGID.
Aumenta la produttività: i record digitali sono più facili da condividere, e facilitare così il flusso di lavoro. Possono anche essere aggiunti a un sistema ECM (Enterprise Content Management) per l’accesso sicuro a livello aziendale e per l’analisi dei dati.
Aumenta il controllo: limita e monitora l’accesso ai record digitali assicurando contemporaneamente che tutti nella tua organizzazione dispongano delle informazioni necessarie quando ne hanno bisogno.
Come funziona questo servizio
1
Collezione
A meno che i file non siano già in deposito presso una delle nostre strutture, verremo da te per raccogliere i documenti cartacei che verranno poi scansionati dai nostri operatori selezionati.
2
Preparazione
Prima della scansione, i documenti vengono normalizzati rimuovendo cuciture, graffette e altre rilegature. Vengono inoltre esaminati per verificare la presenza di eventuali strappi o pieghe.
3
Scansione
Il processo di scansione effettivo può variare a seconda del tipo di servizio e del tipo di file di cui hai bisogno. Le immagini scansionate verranno controllate per accertarne la chiarezza e la leggibilità.
4
Metadatazione
Aggiungiamo chiavi di riferimento (metadati) al fine di poter ricercare quello di cui hai bisogno. Possiamo arrivare fino ai 18 campi indicati da normativa AGID.
5
Condivisione
Ti forniremo i tuoi documenti digitali sul supporto che scegli come unità esterna, archiviazione cloud o disco.
6
Conservazione a norma dei documenti digitali secondo norme AGID.
Una volta digitalizzati, i tuoi documenti possono essere validati come file digitali e conservati secondo le norme AGID. In questo modo non avrai più bisogno di conservare il cartaceo
7
Distruzione certificata dei documenti
Possiamo distruggere in modo sicuro i documenti cartacei originali, conservarli presso una struttura DD o restituirli presso la tua sede. Alcuni record non devono essere distrutti anche se è stata creata una versione digitale. È importante richiedere una consulenza legale prima di distruggere i documenti aziendali critici o obbligatori per legge
