Perché un distruggi documenti da ufficio non è la soluzione migliore
Preservare l’integrità e la riservatezza di alcune informazioni significa avere cura della documentazione che le contiene: i cosiddetti dati sensibili sono riservati e non devono essere alla portata di chiunque.
Aziende e privati hanno quindi l’obbligo di conservare nel modo adeguato i documenti sensibili (esistono degli appositi contenitori di sicurezza), per poi procedere con la loro distruzione: quest’ultima fase prevede la totale eliminazione dei dati in questione, operazione che troppo spesso viene eseguita utilizzando un semplice distruggidocumenti da ufficio.
Il distruggidocumenti è uno strumento facilmente reperibile, economico e presente in molte versioni, che pero non riesce ad assolvere completamente il proprio compito.
In questo articolo vedremo il perché di questa inefficienza.
Non sono affidabili
Il distruggidocumenti non è uno strumento affidabile, né dal punto di vista tecnico, né da quello funzionale: ha problemi di manutenzione e non assicura una distruzione del 100%.
Se nel primo caso si potrebbe anche chiudere un occhio, nel secondo risulta impossibile: se la distruzione non viene svolta in modo adeguato, i documenti possono essere facilmente recuperati, ricomposti e riportati alla loro forma originale (esistono dei software che ricongiungono le striscioline di carta come un puzzle).
Il rischio che si verifichino furti d’identità e casi di spionaggio industriale sono altissimi se viene utilizzato un distruggidocumenti, quindi non è la soluzione migliore.
Possono essere un ostacolo
Il processo che prevede la distruzione dei documenti è lungo e complesso, con diversi passaggi da rispettare: i documenti devono essere rintracciati e spostati dall’archivio, tolti da cartelline e faldoni, le pagine vanno separate e bisogna rimuovere eventuali graffette o puntine metalliche, poi si aziona il dispositivo e si completa il processo.
Questo significa che un utilizzo costante del distruggidocumenti vedrà impegnate una o più persone dell’azienda, le quali dovranno dedicare del tempo alla distruzione del materiale, sottentrandolo alle attività strettamente lavorative.
Il distruggidocumenti rappresenta un ostacolo per la produttività aziendale, quindi non è una buona soluzione.
Non sono a norma di legge
Conservare, proteggere e smaltire dei documenti riservati: tutto questo processo deve rispettare le norme indicate dal legislatore, e per farlo vanno seguite delle procedure standard.
A norma di legge le aziende che producono documenti amministrativi (con informazioni personali, fiscali e contabili) devono conservarli per almeno 10 anni, dopodiché, caduto l’obbligo (e per cessata necessità dell’azienda) possono procedere alla distruzione, che deve avvenire in modo sicuro per garantire il diritto alla riservatezza ed il diritto all’oblio.
In caso di violazione, le aziende possono andare incontro a sanzioni amministrative, civili e penali.
In caso di problemi dovuti alla violazione dei dati e della privacy, un distruggidocumenti da ufficio non potrebbe fornire le prove di una distruzione sicura ed efficace, e per questo non è la soluzione migliore.
Come distruggere i documenti aziendali?
Se dovete distruggere efficacemente la vostra documentazione cartacea la soluzione migliore è rivolgersi ad aziende professionali e certificate: si tratta della via più sicura ed affidabile.
Aziende come Distruzione Documenti, prima azienda italiana ad offrire un servizio di questo genere, possono garantire la totale eliminazione dei documenti, senza rischi di trafugamenti, smarrimenti e recupero del materiale distrutto.
Oltre ai documenti cartacei, Distruzione Documenti assicura l’eliminazione di archivi e faldoni, e può cancellare definitivamente qualsiasi file da memorie digitali, hard disk e dispositivi elettronici.
