DEMATERIALIZZAZIONE CERTIFICATA, CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E DISTRUZIONE
Vuoi avere il completo controllo dei tuoi documenti, risparmiando spazio, semplificando la condivisione e il flusso di lavoro? Digitalizza e conserva!
Puoi digitalizzare tutto il tuo materiale cartaceo con i nostri servizi di scansione e imaging dei documenti.
Perché usare la scansione dei documenti?
Riduci lo spazio: ci sono documenti essenziali che devi conservare per obblighi di legge e per il buon funzionamento della tua attività, ma puoi comunque limitare lo spazio di archiviazione convertendo i documenti cartacei in documenti digitali con lo stesso valore legale dei documenti cartacei.
Potrai distruggere i documenti cartacei convertendoli digitalmente con un processo certificato AGID. Scopri come funziona la conservazione a norma AGID.
Aumenta la produttività: i documenti digitali sono più facili da condividere e semplificano così il flusso di lavoro. Possono anche essere integrati al tuo un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per l’accesso sicuro a livello aziendale e per l’analisi dei dati.
Aumenta il controllo: limita e monitora l’accesso ai documenti assicurando contemporaneamente che tutti nella tua organizzazione dispongano delle informazioni necessarie quando ne hanno bisogno.
COME FUNZIONA QUESTO SERVIZIO?
1
Collezione
A meno che i documenti non siano già in deposito presso una delle nostre strutture, verremo da te per raccogliere i documenti cartacei che verranno poi scansionati dai nostri operatori selezionati.
2
Preparazione
Prima della scansione, i documenti vengono normalizzati rimuovendo cuciture, graffette e altre rilegature. Vengono inoltre esaminati per verificare la presenza di eventuali strappi o pieghe.
3
Scansione
Il processo di scansione effettivo può variare a seconda del tipo di servizio e del tipo di file di cui hai bisogno. Le immagini scansionate verranno controllate per accertarne la chiarezza e la leggibilità.
4
Indicizzazione dei documenti
Si possono aggiungere chiavi di ricerca, oltre a quelli obbligatori secondo le diverse classi documentali, (metadati) al fine di poter ricercare quello di cui hai bisogno. Possiamo arrivare fino ai 18 campi indicati da normativa AGID.
5
Condivisione
Ti forniremo i tuoi documenti digitali sul supporto che scegli come unità esterna, archiviazione cloud o disco.
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Conservazione a norma dei documenti digitali secondo norme AGID
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Distruzione certificata dei documenti
Possiamo distruggere in modo sicuro i documenti cartacei originali portati in conservazione digitale. Alcuni documenti non possono essere distrutti anche se è stata creata una versione digitale. È importante richiedere una consulenza legale prima di distruggere i documenti aziendali critici o obbligatori per legge.
