Documenti: quanto tempo vanno conservati in azienda?
Conservare e gestire in modo ottimale la documentazione rende agevole lo svolgimento del lavoro giornaliero e l’erogazione dei servizi. Ciò vale per l’amministrazione statale, ma anche per aziende, associazioni e liberi professionisti.
Per quanto riguarda la conservazione dei documentali aziendali, si deve fare riferimento all’Articolo 2220 del Codice civile, il quale afferma che: “Le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
Per scritture contabili si intendono tutti i documenti che attestino i movimenti economico-finanziari di un’azienda, e tra le scritture da considerare incluse nella norma precedentemente esposta figurano:
- Libro giornale
- Libro degli inventari
- E-mail e lettere dal contenuto di carattere commerciale
- Il libro mastro
- Il libro di cassa
- Il libro magazzino e le scritture ausiliarie relative
- I vari libri sociali
- Il registro IVA
- Il registro dei beni ammortizzabili
All’interno di un’azienda vengono anche prodotti e gestiti altri tipi di documenti, che non sono catalogabili tra quelli contabili. Se ad esempio si lavora nell’ambito dell’export, è necessario conservare per un anno le ricevute relative a spedizioni verso Stati membri UE, e per un anno e mezzo quelle verso Stati extra UE. Le parcelle professionali vanno conservate per tre anni, mentre gli scontrini per due anni.
I documenti commerciali di ambito immobiliare devono essere conservati per vent’anni. Infine c’è il caso degli atti sottoscritti con il notaio, come il rogito, in quali devono essere custoditi per sempre.
La conservazione delle fatture elettroniche
Dal 1° gennaio 2019 è scattato l’obbligo, per tutte le aziende, della fatturazione elettronica. Per adeguarsi alla nuova modalità, aziende e liberi professionisti hanno dovuto adottare tutta una serie di cambiamenti. Anche, se non soprattutto, per quanto riguarda la conservazione dei documenti fiscali.
La conservazione delle fatture elettroniche, può avvenire soltanto se le suddette fatture vengono conservate in uno dei formati consentiti:
- Xml;
- Pdf;
- Jpg;
- Txt.
Le aziende amministrano dunque un’enorme mole di dati personali e hanno quindi il dovere di tutelare, oltre che loro stesse, clienti, dipendenti e fornitori. Le imprese sono infatti responsabili dei danni causati a terzi in caso di una cattiva gestione di dati sensibili, e per non commettere sbagli devono applicare specifiche norme di sicurezza nella fase di archiviazione dei documenti e soprattutto in quella di distruzione.
Per evitare il trafugamento di informazioni riservate, ed eventuali episodi di truffa, è bene procedere allo smaltimento del materiale da scartare affidandosi a professionisti del settore. Troppo spesso ci si affida ingenuamente ad una distruzione fai da te attraverso tradizionali distruggidocumenti da ufficio.
Al contrario, un’impresa specializzata interverrà con metodi sicuri, come nel caso della distruzione mediante automezzi mobili direttamente sul luogo in cui il materiale è conservato.
Questa modalità di eliminazione annulla qualsiasi possibilità di furto o smarrimento accidentale. I documenti raggiungeranno infatti un tale livello di frammentazione che neanche i software più all’avanguardia riuscirebbero a ricomporre. La distruzione documenti avviene in ogni caso sotto la supervisione dell’addetto aziendale, che può seguire l’intera procedura. Infine questo metodo di smaltimento è anche una buona occasione di tutela dell’ambiente poiché prevede un alto grado di riciclo.
Se la tua azienda necessita di eliminare del materiale documentale rivolgiti a professionisti certificati come Distruzione documenti, la prima azienda italiana specializzata nella distruzione ed eliminazione dei dati riservati. Oltre al cartaceo, l’impresa distrugge file e informazioni sensibili da hard disk, chiavette, smartphone e computer.
