Distruzione documenti: perché un distruggidocumenti da ufficio non è la soluzione migliore
La tutela di un certo tipo di informazioni impone alle aziende ed ai privati una distruzione periodica della documentazione cartacea, la quale contiene dati sensibili.
Per farlo, spesso si ricorre a metodi fai da te, impiegando i tradizionali distruggidocumenti da ufficio: sono facilmente reperibili, ne esistono tantissimi modelli e sono a buon mercato.
Purtroppo questi strumenti non offrono metodi sicuri, efficienti ed affidabili, ed invece che risolvere un problema potrebbero facilmente crearne di nuovi.
Vediamo perché.
Ostacolano la produttività
L’utilizzo del distruggidocumenti sottrae del tempo prezioso alla gestione dell’azienda ed a qualsiasi altra attività.
La distruzione dei documenti potrebbe apparire come un’operazione semplice e veloce, che può essere realizzata in pochissimo tempo. In realtà, è l’esatto contrario. Si tratta di un processo piuttosto lungo, che può prevede diversi passaggi. Vediamo alcuni esempi.
Innanzitutto, i documenti dovranno essere cercati, individuati e rimossi dall’archivio, poi andranno tolti dalle cartelline o dai faldoni in cui sono conservati ed infine bisognerà rimuovere puntine metalliche, graffette e note adesive eventualmente presenti sul documento stesso. Sarà poi necessario azionare lo strumento, inserire i documenti, attendere che abbia terminato, svuotarlo e ricominciare.
Come già detto, tutto tempo sottratto alla produttività.
Non sono affidabili
I distruggidocumenti non rientrano tra la strumentazione più affidabile dell’ufficio.
Sia da un punto di vista meramente tecnico che funzionale.
Nel primo caso, perché possono facilmente sorgere diversi problemi di manutenzione, come surriscaldamento, lame sminuzzate e carta incastrata nel meccanismo.
Nel secondo, ben più importante, perché non possono garantire una distruzione adeguata. I documenti verranno sì triturati, solitamente ridotti in striscioline verticali, ma in questo modo potranno essere facilmente ricomposti, sia a mano che utilizzando la tecnologia informatica (esistono dei software che possono ricongiungere le strisce di carta e ricomporre il documento originale). In questo modo le informazioni riservate potrebbero finire nelle mani sbagliate, generando enormi rischi per la privacy ed alimentando la possibilità che si verifichino casi di spionaggio industriale o furti d’identità.
Non si può dimostrare la conformità normativa
La conservazione, la protezione e lo smaltimento dei documenti riservati sono oggetto di norme e leggi che ne indicano le metodologie procedurali.
Per legge, le aziende che producono documenti amministrativi (contenenti informazioni personali, fiscali e contabili) devono conservarli per almeno 10 anni, dopodiché, caduto l’obbligo (e per cessata necessità dell’azienda) potranno procedere alla distruzione dei documenti, che dovrà avvenire in modo sicuro per garantire il diritto alla riservatezza ed il diritto all’oblio.
In caso di violazione, le aziende potrebbero andare incontro a sanzioni amministrative, civili e penali.
Quindi, nel caso in cui sorgano problemi inerenti la violazione dei dati, un distruggidocumenti da ufficio non potrebbe fornire le prove di una distruzione sicura ed efficace.
A chi affidarsi per la distruzione
Per distruggere efficacemente la documentazione cartacea conviene quindi rivolgersi ad aziende professionali e certificate: si tratta della soluzione migliore e più sicura.
Imprese come Distruzione Documenti, prima azienda italiana ad offrire un servizio di questo genere, possono garantire la totale eliminazione dei documenti, senza che si corra il rischio di incorrere in trafugamenti, smarrimenti e recupero del materiale distrutto.
Oltre ai documenti cartacei, Distruzione Documenti assicura l’eliminazione di archivi e faldoni, e può cancellare definitivamente qualsiasi file da memorie digitali, hard disk e dispositivi elettronici.
